Kategorie: Excel für Einsteiger

Jedes Übungsblatt hat auf der ersten Seite eine kurze Beschreibung mit der Problemstellung. Daraufhin folgen direkt die Übungen.

Es gibt meistens unterschiedliche Übungen die auf mehrere Seiten aufgeteilt sind.

Die letzte Seite ist die Kontrollseite, hier stehen die Zwischenergebnisse und mit einem Emoji ist gleich ersichtlich, ob alle Übungen richtig sind.

In diesem Kapitel geht es um:

• Alternativen zu MS-Excel
• Versionen von Excel

Kurz zusammengefasst

Excel ist im Gegensatz zu Word kein Textverarbeitunsgprogramm, sondern ein sogenanntes Tabellenkalkulationsprogramm. Wie der Begriff bereits ein wenig verrät, geht es im Kern um Berechnungen. Excel kann aber noch vieles mehr. Zum Beispiel kann es auch als Kundendatenbank für ein Unternehmen genutzt werden und kombiniert mit Word Kettenbriefe erstellen. Auch zur Zeiterfassung oder als Organiser wird es gerne genutzt. Wie anhand der paar Beispiele schnell ersichtlich wird, ist Excel sehr vielseitig einsetzbar und daher ein tolles Tool für den Alltag. In diesem Tutorial werde ich ein wenig auf die Basics eingehen und später regelmäßig aufbauende, kurze Anleitungen zu verschiedenen Funktionen und Problemstellungen schreiben. Viel Spaß beim Lesen und Kalkulieren :-).

Alternativen

MS-Excel ist aktuell ungeschlagen der Platzhirsch am Markt, aber es gibt Alternativen die ich euch nicht vorenthalten möchte.

• OpenOffice
  • Vielleicht optisch nicht so ansprechend wie MS-Excel, aber eine sehr gute Alternative ist OpenOffice. Ich selbst habe viele Jahre mit OpenOffice gearbeitet und kann sagen, dass es für den privaten Gebrauch und auch für ein kleines Unternehmen ausreichend ist.
• LibreOffice
  • Auch LibreOffice ist eine tolle Alternative die ständig an Zuwachs gewinnt. Auch mit LibreOffice habe ich privat einige Stunden verbracht und muss sagen, dass es eine tolle Alternative zu MS-Office bzw. MS-Excel ist.
• GoogleDocs
  • Natürlich will auch Google sein Stück vom Kuchen haben. GoogleDocs ist eine optisch ansprechende Alternative zu den MS-Produkten. Ich persönlich verwende diese aber nicht, da ich nicht weiß wie weit Europäischer Datenschutz angewendet wird.

Versionen

Mittlerweile gibt es eine Flut an MS-Office-Versionen und es ist gar nicht mehr so einfach den Überblick zu bewahren.

• Office 365
  • Das am meisten beworbenen Produkt von Microsoft. Bei Office 365 kauft man nicht mehr eine statische Version von Office sondern man nimmt ein Abo. Das Abo hat natürlich seine Vor- und Nachteile. Der größte Vorteil für den Anwender ist, dass er immer die aktuellste Office-Version mitgeliefert bekommt. Das kann aber auch ein Nachteil sein, da plötzlich Funktionen verschwinden können, die Benutzeroberfläche sich ständig leicht verändert und es nicht mehr die eine Version gibt, nach der man bei Fragen im Netzt suchen kann. Ein weiteres Manko ist, dass beim Abo regelmäßig bezahlt werden muss und sobald das Abo beendet wird hat man nur noch ein stark eingeschränktes Benutzererlebnis.
• Office.com
  • Ähnlich wie GoogleDocs ist auch office.com. Hier gibt es eine sehr umfangreiche online-Version von MS-Office. An sich läuft alles online und die Daten werden dann im One-Drive gespeichert. Die online-Version von Office ist sogar kostenlos und hat nur wenige Einschränkungen. Optisch sieht sie auch dem installierten Programm sehr ähnlich. Wenn man komplexere Berechnungen macht oder größere Arbeitsblätter bearbeitet, kann es zu Problemen kommen. Auch die verschiedenen Browser können das eine oder andere Problem verursachen und die Internetverbindung muss entsprechend stabil sein. Nicht zum Wegstreiten ist, dass Browser basierte Apps die Zukunft sind und alle großen Unternehmen immer mehr darauf setzen.
• Office 2019/2016/2013…
  • Mit heutigem Stand (08.03.2021) ist die Version 2019 das aktuellste Stand Alone Produkt der Office Reihe. Hier gibt es eine Version für Windows und eine für Mac. Beide Versionen sehen sehr ähnlich aus und können im Kern das Selbe. Die Mac Version ist aber immer leicht abgespeckt gegenüber der Windows Version. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass MacOS ein Konkurrenz-System zu Microsoft Windows ist und natürlich ist nicht wegzustreiten, dass der Markt mit Mac Usern zwar stetig wachsend, aber immer noch viel kleiner ist, als der von MS-Windows Usern.
• App am Smartphone und Tablet
  • Auch auf mobilen Geräten gibt es immer mehr office-Produkte. Am Smartphone ist die Scannfunktion wirklich gut umgesetzt und mit einem ausreichend großen Tablet mit Tastatur ist die Office-App eine tolle, mobile Ergänzung.

• Office Home/Student/Pro
  • Noch ganz kurz zum Umfang der unterschiedlichen Office-Pakete. Im Kern haben alle Pakete Word, Excel und PowerPoint. Bei der Home & Business-Version kommt noch Outlook dazu und mit der Professional auch noch Publisher und Access. Daher ist jede Version für dieses Excel-Tutorial geeignet.

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In diesem Kapitel geht’s um:

• Das Menüband
• Speichern vs. automatisches Speichern
• Rückgängig machen und wiederherstellen
• die Suchfunktion
• die Multifunktionsleiste

Das Menüband

Jetzt kann es endlich ans Eingemachte gehen :-).

Speichern vs. automatisches Speichern

Links oben im Navigationsbereich gibt es einen Slider zum aktivieren vom automatischen speichern. Diese Funktion geht nur mit OneDrive und alle Daten werden dann online gespeichert!

Rechts daneben ist das klassische Diskettensymbol zum speichern. Alternativ kann auch die Tastenkombination „strg + s“ oder unter Mac „cmd + s“ verwendet werden. Die Daten werden dann lokal gespeichert. Wird das Dokument das erste Mal gespeichert, dann öffnet sich ein Fenster und es wird nach dem gewünschten Speicherort gefragt.

Rückgängig machen und wiederherstellen

Mit den kleinen Pfeilsymbolen kann eine Eingabe rückgängig gemacht werden oder auch wiederhergestellt. Aber Achtung, wenn zwischen Rückgangig machen und wiederherstellen etwas geändert wird, funktioniert die Wiederherstellung nicht mehr! Alternativ funktioniert auch „strg + z“ für Rückgängig und „strg + y“ zum wiederherstellen. Bei Mac wird „cmd + z“ für Rückgängig und „cmd + y“ zum wiederherstellen verwendet.

Die Suchfunktion

Sehr nützlich ist die Suchfunktion. Hier wird nicht nur die Hilfe durchsuchst sondern auch die Funktionen von Excel. Daher kann von hier aus beispielsweise direkt ein Datumsfeld eingefügt werden.

Die Multifunktionsleiste

Bei der Multifunktionsleiste werden die wichtigsten Befehle und Funktionen zusammengefasst. Sie wird in mehrere Registerblätter unterteilt – welche die wichtigsten Funktionen in Gruppen aufgeteilt haben und ist der Navigationsmittelpunkt bei allen Office-Produkten.

Mehr Informationen zum Menüband gibt es auch auf der Supportseite von Microsoft.

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Navigation im Arbeitsblatt

Excel Arbeitsblätter sind in Zeilen und Spalten aufgeteilt. Wobei die Spalten von A-AMJ gehen und maximale Anzahl von Spalten 1024 (2^10) ist. Die Zeilen gehen von 1 –  1.048.576 (2^20). Was in Summe eine Anzahl von mehr als eine Milliarde Zellen ergibt (2^30). Diese Zahl resultiert übrigens aus der 32 Bit Architektur (2^32). Auf jeden Fall ist genug Platz für Daten vorhanden ;-).

Die Kombination aus Zeile und Spalte bildet eine Zelle. Daher ist die Zelle A1 die Position wo sich die erste Zeile und Spalte schneiden. D1 wäre hingegen die Postion wo sich die erste Zeile und vierte Spalte schneiden.

Es können auch ganze Zeilen oder Spalten ausgewählt werden, indem aus den Zeilenkopf bzw. Spaltenkopf geklickt wird. So kann zum Beispiel eine Zeile/Spalte kopiert oder gelöscht werden. Dies lässt sich auch mit der zuvor erwähnten Tastenkombination kombinieren.

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Natürlich gibt’s auch viele Wege in Excel zu navigieren. Einerseits kann jede Zelle mit der Maus markiert werden. Wenn die Linke-Maustaste gehalten wird, können bestimmte Bereiche markiert werden. Wird eine Zelle markiert und dann einige Zeilen und/oder Spalten weiter eine weitere Zelle kombiniert mit gedrückter „Shift“ Taste angeklickt, dann wird automatisch der ganze Zellraum dazwischen markiert. „Shift“ ist übrigens die Taste mit dem großen Pfeil nach oben, welche links und rechts in der zweiten Reihe von unten auf der Tastatur ist.

Mit den Pfeiltasten kann zwischen den Zellen gesprungen werden. Mit Tabulator kann eine Zelle nach rechts gesprungen werden und mit „Shift + Tabulator“ kann wieder eine Zelle nach links gesprungen werden. Mit „strg + a“ kann das ganze Blatt markiert werden. Mit „Bild nach oben“ springt Excel 19 Zeilen nach oben und mit „Bild nach unten“ springt Excel 19 Zeilen runter. Für Mac ist es die „fn und Pfeil nach Oben/Unten“ Taste. Mit F5 kann das „Gehe zu“ Menü geöffnet werden und direkt zu einer gewissen Postion gesprungen werden.

Die Mauszeiger Symbole

Je nach Bereich in dem der Mauszeiger in einer Zelle ist ändert sich seine Form.

Das schwarzen Plus in der rechten unteren Ecke bedeutet, dass der Inhalt vervielfacht wird. Wenn daran gezogen wird, dann wird entweder kopiert oder eine intelligente Aufzählung startet.

Ein Kreuz mit Pfeilen in alle Richtungen bedeutet hingegen, dass der Inhalt verschoben wird. Es erscheint, wenn die Zelle im unteren Bereich angefasst wird.

Zum Schluss gibt es noch das breite Pluszeichen. Es erscheint im restlichen Bereich der Zelle und bedeutet, dass die Zelle markiert werden kann.

Jetzt kommt es endlich zur ersten kleinen Übung. Hier kann ein Excel-Sheet heruntergeladen werden, wo ein paar Sachen durcheinander geraten sind. Eine Beschreibung zum Aufbau der Übungsblätter gibt’s hier. Viel Spaß beim Üben.

Download Übungsblatt

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In diesem Kapitel geht’s um Texteingaben. Hier gibt es bei Excel einige Feinheiten die zu beachten sind. Im Laufe der Reihe werde ich auf die meisten eingehen, aber für den Anfang belasse ich es bei den Basics. Daten können zum Beispiel Zahlen, Währungseinheiten oder Texte sein. Um eine Eingabe zu tätigen, muss eine beliebige Zelle markiert werden und dann der gewünschte Text oder Wert eingetragen werden.

Mittels „Enter“ wird in die nächste Zeile gesprungen und mit „Shift + Enter“ kann wieder zurückgesprungen werden. Mit der „Entf“ Taste oder „Backspace“ Taste wird der eingegeben Text wieder gelöscht.

Wenn nicht das gesamte Feld gelöscht werden soll, sondern nur einzelne Zahlen oder Buchstaben, dann muss zuerst mittels Doppelklick die Zelle markiert werden und dann, wenn ein blinkender Cursor erscheint, kann ein Teil des Inhaltes gelöscht werden.

Alternativ gibt es die Möglichkeit den Wert in der Bearbeitungsleiste zu ändern. Das ist nützlich, wenn der Text lange ist, da dieser hinter der nächsten Spalte verschwinden kann.

Wenn der Text zu lange ist, kann die Spalte verbreitert werden. Dazu einfach mit der Maus über das rechte Ende der Spalte fahren und dann mit geklickter „linker Maustaste“ die Spalte vergrößern. Das selbe Prinzip geht am unteren Ende der Zeilen.

Tipp: Wenn eine Spalte unterschiedlich lange Texte hat, kann mittels Doppelklick die Breite automatisch an den längsten Text angepasst werden.

Text wird immer automatisch linksbündig angezeigt, aber Zahlen sind an sich ja kein Text, daher werden diese rechtsbündig angezeigt. Damit eine Zahl ein Text wird, muss vor die Zahl ein Hochkommata “ ‚ „gestellt werden. Das ist das Zeichen über der Raute „#“ auf der Tastatur.

hierzu gibt es wieder ein Übungsblatt.

Download Übungsblatt

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Im vorherigen Beitrag habe ich kurz erklärt, dass es Zahlen und Texte gibt. Mit Zahlen kann gerechnet werden, mit Texten nicht. Übrigens kann auch mit Daten gerechnet werden, aber dazu komme ich später noch im Detail.

Eine kleine Stolperfalle ist die Kombination von Zahlen und Texten. So ist „12345“ eine Zahl, aber „12345 kw“ ein Text. Auf dieses Problem stoßt jeder Excel-Anwender früher oder später.

Wenn dann die kw gelöscht werden, wird die Berechnung richtig durchgeführt.

Natürlich soll die Einheit nicht weggelassen werden, daher ist die Lösung ein benutzerdefiniertes Zahlenformat. Um dies anzulegen muss zuerst der Beriech markiert werden, wo das Zahlenformat angewendet werden soll.

Dann im Menüband in der Registerkarte Zahlen auf „Weitere Zahlenformate gehen“ und hier unter der Registerkarte „Zahlen“ „Benutzerdefiniert“ auswählen. Einfach ein passendes Zahlenformat auswählen – in diesem Fall ist es 0,00 – und am Ende „kw“ mit Anführungszeichen einfügen.

Jetzt wird das „12345 kw“ als Zahl erkannt (sofort ersichtlich durch die Rechtsbündigkeit) und kann in jeder Formel angewendet werden :-).

Tipp: Zeile oder Spalte einfügen. Dazu muss lediglich die gewünschte Zeile/Spalte am Rand markiert werden und dann wird eine weitere Zeile/Spalte mit rechter Maustaste -> Zelle einfügen hinzugefügt.

Dazu gibt es natürlich wieder ein kleines Übungsblatt.

Download Übungsblatt

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Jetzt geht es ans Eingemachte :-). Ab sofort beschäftigen wir uns mit Berechnungen, worum es ja in Excel hauptsächlich geht.

Um eine Berechnung durchzuführen muss zuerst die Zelle markiert werden, wo dann das Ergebnis stehen soll. Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen „=“. Daraufhin wird die erste Zelle für die Berechnung markiert, der Operator eingegeben und die nächste Zelle markiert. Um beispielsweise den Inhalt der Zelle A1 mit der Zelle B1 zu addieren und das Ergebnis in C1 anzuzeigen, muss zuerst C1 markiert, dann „=“ eingegeben, die Zelle A1 markiert, „+“ eingegeben und zum Schluss B1 markiert werden. Mittels Eingabetaste (Die Taste mit dem großen Pfeil um die Ecke, auf der rechten Tastaturhälfte), wird die Berechnung bestätigt. Klingt jetzt kompliziert, ist es aber nicht. Anhand von ein paar Übungen ist das schnell gelernt.

Das Tolle ist, egal welche Zahlen jetzt in A1 und B1 eingegeben werden, es wird immer automatisch das Ergebnis in C1 angezeigt.

Für den Anfang sind folgende Operatoren wichtig:

Bei der Division ist zu beachten, dass die Division durch 0 nicht definiert ist und daher zu einem Fehler führt.

Dazu gibt es natürlich wieder ein Übungsblatt.

Download Übungsblatt

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Das Excel in Zeilen und Spalten aufgeteilt ist haben wir ja bereits gelernt. Auch, dass der Schnittpunkt zwischen Spalte und Zeile die Zelle ist. In diesem Abschnitt geht es jetzt um den Zellenbezug und wie man diesen für wiederholenden Berechnungen nutzen kann.

Nehmen wir an, dass wir ein Fahrtenbuch führen und hier die gefahrenen Kilometer einfügen müssen. Damit das Kilometergeld richtig verrechnet wird, muss es immer mit einer Konstanten multipliziert werden. Es wäre sehr nervig, wenn wir die selbe Konstanten immer und immer wieder in eine Formel eintragen müssten. Es ist auch nicht singführend, wenn wir sie die nächsten 100 Zeilen immer wieder kopieren würde. Da gibt es doch sicher eine andere Lösung – nämlich Zellenbezug.

Zuerst suchen wir uns eine Zelle aus in der die Konstante gespeichert wird, hier im Beispiel ist es die E2 und tragen den gewünschten Wert ein.

Im nächsten Schritt markieren wir die oberste Zelle in der die Berechnung(en) durchgeführt werden sollen. Hier wäre es die 4B. Die Berechnung fängt wie immer mit = an. Dann wird die erste Zelle der Formel markiert (A4), der Operator eingegeben – in diesem Fall das * – und die zweite Zelle markiert (E2).

Super, jetzt steht schon das richtige Ergebnis in B4. Wenn jetzt der Mauszeiger über die Rechte untere Ecke gehalten wird, erschient ein Kreuz. Dieses Kreuz kann gefasst werden und die Formel damit mehrfach in den nächsten Zeilen angewendet werden.

Aber Hoppla, das stimmt was nicht. Excel meinte s gut mit uns und vermutet, dass er bei der Konstanten ebenfalls immer die nächste Zeile verwenden muss. Stimmt in diesem Fall natürlich nicht.

Daher Kommando zurück und die Zelle B4 nochmal markieren. Wir wollen jetzt Excel sagen, dass er den Bezug der Zelle fixieren soll (Absoluter Bezug) und das machen wir mit einem $Zeichen vor der Zahl und vor dem Buchstaben der zu fixierenden Zelle. Daher $E$2. Dadurch weiß Excel, egal wie die Formel kopiert wird, diese Zelle muss immer gleich bleiben.

Jetzt stimmt das Ergebnis.

Dazu gibt’s wie immer ein Übungsblatt. Viel Spaß beim Üben.

Download Übungsblatt

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