Im vorherigen Beitrag habe ich kurz erklärt, dass es Zahlen und Texte gibt. Mit Zahlen kann gerechnet werden, mit Texten nicht. Übrigens kann auch mit Daten gerechnet werden, aber dazu komme ich später noch im Detail.

Eine kleine Stolperfalle ist die Kombination von Zahlen und Texten. So ist „12345“ eine Zahl, aber „12345 kw“ ein Text. Auf dieses Problem stoßt jeder Excel-Anwender früher oder später.

Wenn dann die kw gelöscht werden, wird die Berechnung richtig durchgeführt.

Natürlich soll die Einheit nicht weggelassen werden, daher ist die Lösung ein benutzerdefiniertes Zahlenformat. Um dies anzulegen muss zuerst der Beriech markiert werden, wo das Zahlenformat angewendet werden soll.

Dann im Menüband in der Registerkarte Zahlen auf „Weitere Zahlenformate gehen“ und hier unter der Registerkarte „Zahlen“ „Benutzerdefiniert“ auswählen. Einfach ein passendes Zahlenformat auswählen – in diesem Fall ist es 0,00 – und am Ende „kw“ mit Anführungszeichen einfügen.

Jetzt wird das „12345 kw“ als Zahl erkannt (sofort ersichtlich durch die Rechtsbündigkeit) und kann in jeder Formel angewendet werden :-).

Tipp: Zeile oder Spalte einfügen. Dazu muss lediglich die gewünschte Zeile/Spalte am Rand markiert werden und dann wird eine weitere Zeile/Spalte mit rechter Maustaste -> Zelle einfügen hinzugefügt.

Dazu gibt es natürlich wieder ein kleines Übungsblatt.

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Jetzt geht es ans Eingemachte :-). Ab sofort beschäftigen wir uns mit Berechnungen, worum es ja in Excel hauptsächlich geht.

Um eine Berechnung durchzuführen muss zuerst die Zelle markiert werden, wo dann das Ergebnis stehen soll. Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen „=“. Daraufhin wird die erste Zelle für die Berechnung markiert, der Operator eingegeben und die nächste Zelle markiert. Um beispielsweise den Inhalt der Zelle A1 mit der Zelle B1 zu addieren und das Ergebnis in C1 anzuzeigen, muss zuerst C1 markiert, dann „=“ eingegeben, die Zelle A1 markiert, „+“ eingegeben und zum Schluss B1 markiert werden. Mittels Eingabetaste (Die Taste mit dem großen Pfeil um die Ecke, auf der rechten Tastaturhälfte), wird die Berechnung bestätigt. Klingt jetzt kompliziert, ist es aber nicht. Anhand von ein paar Übungen ist das schnell gelernt.

Das Tolle ist, egal welche Zahlen jetzt in A1 und B1 eingegeben werden, es wird immer automatisch das Ergebnis in C1 angezeigt.

Für den Anfang sind folgende Operatoren wichtig:

Bei der Division ist zu beachten, dass die Division durch 0 nicht definiert ist und daher zu einem Fehler führt.

Dazu gibt es natürlich wieder ein Übungsblatt.

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Das Excel in Zeilen und Spalten aufgeteilt ist haben wir ja bereits gelernt. Auch, dass der Schnittpunkt zwischen Spalte und Zeile die Zelle ist. In diesem Abschnitt geht es jetzt um den Zellenbezug und wie man diesen für wiederholenden Berechnungen nutzen kann.

Nehmen wir an, dass wir ein Fahrtenbuch führen und hier die gefahrenen Kilometer einfügen müssen. Damit das Kilometergeld richtig verrechnet wird, muss es immer mit einer Konstanten multipliziert werden. Es wäre sehr nervig, wenn wir die selbe Konstanten immer und immer wieder in eine Formel eintragen müssten. Es ist auch nicht singführend, wenn wir sie die nächsten 100 Zeilen immer wieder kopieren würde. Da gibt es doch sicher eine andere Lösung – nämlich Zellenbezug.

Zuerst suchen wir uns eine Zelle aus in der die Konstante gespeichert wird, hier im Beispiel ist es die E2 und tragen den gewünschten Wert ein.

Im nächsten Schritt markieren wir die oberste Zelle in der die Berechnung(en) durchgeführt werden sollen. Hier wäre es die 4B. Die Berechnung fängt wie immer mit = an. Dann wird die erste Zelle der Formel markiert (A4), der Operator eingegeben – in diesem Fall das * – und die zweite Zelle markiert (E2).

Super, jetzt steht schon das richtige Ergebnis in B4. Wenn jetzt der Mauszeiger über die Rechte untere Ecke gehalten wird, erschient ein Kreuz. Dieses Kreuz kann gefasst werden und die Formel damit mehrfach in den nächsten Zeilen angewendet werden.

Aber Hoppla, das stimmt was nicht. Excel meinte s gut mit uns und vermutet, dass er bei der Konstanten ebenfalls immer die nächste Zeile verwenden muss. Stimmt in diesem Fall natürlich nicht.

Daher Kommando zurück und die Zelle B4 nochmal markieren. Wir wollen jetzt Excel sagen, dass er den Bezug der Zelle fixieren soll (Absoluter Bezug) und das machen wir mit einem $Zeichen vor der Zahl und vor dem Buchstaben der zu fixierenden Zelle. Daher $E$2. Dadurch weiß Excel, egal wie die Formel kopiert wird, diese Zelle muss immer gleich bleiben.

Jetzt stimmt das Ergebnis.

Dazu gibt’s wie immer ein Übungsblatt. Viel Spaß beim Üben.

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Oft gebraucht, aber selten gewusst. Excel kann mit ein paar einfachen Schritten eine beliebige Dezimalzahl in einen Bruch umwandeln.

Zuerst die Zelle mit der umwandelnden Zahl markieren.

Dann im Menüband auf das Register Zahl gehen und weitere Zahlenformate auswählen.

Hier einfach die Kategorie Bruch auswählen und schon wird die Zahl als Bruch dargestellt.

Jetzt kann sogar in der Bearbeitungsleiste die Zahl geändert werden und Excel zeigt sie automatisch als Bruch an.

In diesem Übungsblatt werden wir Schritt für Schritt einen Dezimal in Bruch und Bruch in Dezimal Rechner erstellen.

Viel Spaß beim Üben.

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In den Kapiteln 6 und 7 habe ich grundlegend die Texteingabe erklärt. Aufbauend dazu möchte ich hier zeigen wie Exponenten richtig dargestellt werden.

Für den Anfang nimm ich das Beispiel mit m^2. Damit diesen als m² ausgeschrieben werden, muss wieder das Zahlenformat angepasst werden. Daher zuerst die Zellen Markieren in denen die Einheiten stehen sollten, dann auf das Register „Zahl“ im Menüband gehen und „Weitere Zahlenformate“ auswählen. Unter „Benutzerdefiniert“ das passende Format auswählen und mit „strg + alt + 2“ lässt sich ein Exponent mit dem Wert 2 erzeugen. Das Selbe geht auch mit 3.

Aber was ist jetzt, wenn ich eine Einheit habe, die größer als 3 ist? Dann geht’s nur mit ein wenig tricksen. Daher wieder auf „Weitere Zahlenformate“ und „Benutzerdefiniert“ gehen. Bei meinem Trick verwende ich das ^-Zeichen, welches Klassischerweise für einen Exponenten steht und folgendes benutzerdefiniertes Format 0,00 ^“5″, wobei die 5 jetzt mit jeder beliebigen Zahl oder jedem beliebigen Zeichen ersetzt werden kann.

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Berechnungen in Excel werden immer von links nach rechts durchgeführt. Wobei natürlich Klammer vor Punkt vor Strich gilt.

In diesem Beispiel steht in der Zelle B2 =21/3+2+1. Excel verrechnet jetzt in folgender Reihenfolge. Zuerst 21/3, dann +2 und zum Schluss noch +1.

Ebenfalls kann mittels Zellenbezug gearbeitet werden. Auch hier wird die Reihenfolge nicht geändert.

Um die Reihenfolge zu ändern, muss mit Klammern gearbeitet werden.

Hierzu habe ich ein kleines Übungsblatt erstellt. Wie immer wünsche ich viel Spaß beim lösen 🙂

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In diesem Beitrag geht es um Daten die als Tabelle formatiert werden und welche als schnelle Sortierfunktion sehr nützlich sind.

Um einen Datensatz in eine Liste umzuwandeln, müssen die Zellen mit den Daten zuerst markiert werden. Wenn ganze Zeilen/Spalten markiert werden, kann die Liste beliebig weitergeführt werden.

Im nächsten Schritt auf „Als Tabelle formatieren“ im Register Formatvorlagen gehen und das gewünschte Design auswählen.

Jetzt erscheint ein Popupfenster in dem der Zellbereich ein weiteres mal abgefragt wird. Falls die Liste – wie im Beispielsbild – eine Überschrift hat, muss die entsprechende Checkbox angehakt werden.

Ab sofort sind die Daten als Tabelle formatiert und Excel öffnet automatisch die Registerkarte für den Tabellenentwurf geöffnet.

In dieser Registerkarte Tabellenformatvorlagen kann das Design unkompliziert geändert werden.

In Tabellenformatoptionen können erste und letzte Spalte hervorgehoben, Filter entfernt oder auch mit einem Klick Ergebnisse angezeigt werden.

Im ersten Registerblatt „Eigenschaften“ ist es möglich den Tabellennamen zu ändern oder auch die Größe anzupassen.

Auf Tools und externe Daten gehe ich ein einem späteren Beitrag genauer ein.

Wenn in der Ergebniseile ein falscher Wert oder einfach nur Wahr oder Flasch angezeigt wird, dann wird die falsche Funktion angewandt. Um das zu korrigieren, einfach das Feld in dem das Ergebnis steht markieren und dann auf den Pfeil rechts daneben klicken. Damit öffnet sich ein Dropdown-Menü, welches die möglichen Funktionen auflistet. In diesem Fall wird die Summenfunktion benötigt.

Tipp

Um alles wieder rückgängig zu machen, müssen zuerst die Haken in den Checkboxen in Tabellenformatierungsoptionen entfernt werden. Dann in Tool „In Bereich konvertieren“ auswählen und zum Schluss noch in der Registerkarte „Start“ unter dem Reiter Bearbeiten -> Löschen -> Formate löschen.

Auch hierzu gibt es ein Übungsblatt.

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Viel Spaß bei Üben 🙂

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